Jeśli jesteś osobą, która podróżuje służbowo po raz pierwszy lub dziesiąty, ważne jest, aby wiedzieć, co ze sobą zabrać. Zapomnienie czegoś ważnego może okazać się katastrofą, zwłaszcza jeśli zapomnisz paszportu lub ważnego dokumentu na spotkanie w innym kraju!
Aby pomóc Ci uniknąć katastrof i pułapek, podpowiemy Ci, co dokładnie musisz ze sobą zabrać. Oczywiście, jeśli chodzi o różne elementy garderoby, które należy zabrać, to wszystko zależy od rodzaju podróży i czasu, na jaki się wybierasz. Nie będziemy zajmować się tym tematem, ponieważ jesteśmy pewni, że sam potrafisz określić, ile ubrań należy zabrać ze sobą! Nie, skupimy się na biznesowej stronie rzeczy, bo powiedzmy sobie szczerze, podróżujesz w interesach, a nie dla przyjemności.
Problem z podróżami służbowymi polega na tym, że wszystko może być trochę niezorganizowane. Skończysz w sali posiedzeń zarządu, której nie znasz, siedząc na designerskich krzesłach biurowych i omawiając swoje sprawy z kimś, kto może być zupełnie obcy. Może to dotyczyć fuzji, szkolenia pracowników, czegokolwiek! Z tego powodu musisz być zrelaksowany, zorganizowany i nie możesz o niczym zapomnieć!
Nie zapomnij o następujących rzeczach:
- Dokumenty podróżne - w tym paszport, potwierdzenia, wszelkie wizy, które mogą być potrzebne, a także dokumenty ubezpieczenia podróżnego (na wszelki wypadek). Jeśli posiadasz kartę stałego klienta, pamiętaj, aby ją również spakować
- prawo jazdy
- Plan podróży służbowej, w tym adresy i numery telefonów wszystkich osób, z którymi będziesz się spotykać podczas podróży
- Dane kontaktowe w nagłych wypadkach
- Wizytówki do rozdawania podczas nawiązywania kontaktów
- Gotówka i karty kredytowe/debetowe, w razie potrzeby nie zapomnij o firmowej karcie kredytowej
- Telefon i ładowarka
- Laptop i ładowarka
- Adaptery do wtyczek do użytku w innych krajach
- Power bank na doładowanie
- Przedłużacz sieciowy
- Wszelkie akcesoria do laptopa, które mogą być potrzebne, np. mysz USB, klawiatura itp.
- Karty pamięci lub pamięci flash USB, które mogą być potrzebne
- Wszelkie potrzebne dokumenty biznesowe i materiały pomocnicze
- Poduszka pod szyję i maska na oczy dla komfortu lotu
- Ubrania, w tym odzież wypoczynkowa i służbowa
- przybory toaletowe
- parasol
Są to niezbędne rzeczy podczas każdej podróży służbowej, które należy spakować w elegancko wyglądającą walizkę, która będzie krzyczeć "podróżuję w interesach!
Przechowywanie dokumentów podczas podróży
Ważne jest, aby dokumenty były nie tylko bezpieczne, ale także zabezpieczone. W podróży ryzyko kradzieży lub utraty informacji jest znacznie większe, dlatego warto rozważyć pomysły na przechowywanie dokumentów w biurze, które nie są statyczne, np. przechowywanie w chmurze. Kopie zapasowe należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, np. w wylogowanej poczcie elektronicznej na laptopie, na wszelki wypadek, gdyby został on skradziony. Należy również zadbać o to, aby ktoś w biurze miał dostęp do informacji, które mogą być potrzebne do prezentacji lub dyskusji, na wypadek gdybyśmy sami mieli problem z dostępem do nich.
Jeśli chodzi o dokumenty papierowe, staraj się ograniczyć ich liczbę do minimum. Często zdarza się, że po przyjeździe do miejsca docelowego można wydrukować dokumenty, przechowując je na pamięci USB lub w poczcie elektronicznej. Zmniejsza to prawdopodobieństwo ich zgubienia lub kradzieży, zwłaszcza jeśli zawierają poufne informacje. Rozwiązania w zakresie przechowywania dokumentów w biurze nie muszą ograniczać się do szafek, mogą dotyczyć także metod technologicznych!
Meble biurowe, których możesz potrzebować
Może się zdarzyć, że organizujesz wydarzenie lub spotkanie i potrzebujesz określonych rodzajów mebli biurowych do wykorzystania w tym dniu. W takim przypadku można rozważyć wypożyczenie mebli biurowych, co zapewni Ci tymczasowe rozwiązanie, którego szukasz. Wystarczy wyszukać hasło "meble biurowe w pobliżu mnie", aby poznać dostępne opcje.
W końcu podróż służbowa to przede wszystkim organizacja i zastanawianie się, co może być potrzebne. Jeśli nie podróżujesz daleko, zabranie czegoś, o czym zapomniałeś, nie będzie stanowiło wielkiego problemu, ale i tak zajmie Ci czas, którego być może nie masz. Jeśli podróżujesz za granicę, znalezienie potrzebnych rzeczy może stanowić problem i przysporzyć Ci dodatkowego stresu.
Tworzenie list może nie jest teraz Twoją mocną stroną, ale jeśli chcesz uniknąć zapomnienia o czymś ważnym, jest to niezwykle ważne!
Czy w przeszłości podróżowałeś w celach służbowych? Jeśli tak, czy zapomnieliśmy o czymś ważnym na naszej liście? Podziel się swoimi pomysłami i sprawmy, by nikt już nigdy o niczym nie zapomniał w podróży służbowej!
